En effet, elles offrent un nombre de fonctionnalités tellement important que, finalement, leur nom ne reflète pas vraiment les bénéfices qu’ils apportent. Explications :
Les outils de réservations de salle permettent de réserver les salles de réunion. CQFD.
Cela peut paraître simpliste, et on peut même s’interroger sur l’utilité de ce type d’investissement. La réponse à cette interrogation se trouve chez plusieurs types de collaborateurs :
- Bien souvent, la gestion des salles de réunions est assurée manuellement par le service d’accueil. Quand il est disponible. Avec le risque lié à l’erreur humaine. Quelques fois, les réunions sont décidées au pied levé (gestion de crise par exemple) et leur organisation ne supporte pas de délai.
- Les utilisateurs : ils on besoin de connaître en temps réel la disponibilité des salles et être assurés que la salle qu’ils ont réservée sera disponible pour leur réunion
- Les services généraux doivent pouvoir évaluer le taux d’utilisation des salles pour optimiser l’utilisation de leurs espaces de travail.
Quels sont les avantages proposés par les outils de réservation de salle directement liés à cette fonction ?
- La réservation des salles est réalisée sur une plateforme collaborative. Ainsi, tous les collaborateurs accèdent en temps réel à leurs statuts
- La réservation peut être réalisée par tout un chacun, à toute heure et où qu’il se trouve
Mais en intégrant l’application à Office 365 par exemple, vous multipliez les fonctionnalités :
- Envoi des invitations
- Envoi des liens d’accès à la visioconférence pour les participants distants
- Visibilité simultanée de la disponibilité des salles et des participants
Voilà pour les usages classiques. Ces solutions facilement intégrables à votre systèmes informatiques apportent un gain de temps considérable et participent ainsi à la productivité de votre entreprise.
Elles fournissent également des services souvent méconnus, qui optimise largement l’investissement :
- Au-delà de la réservation de la salle, ces applications vous permettent de réserver les équipements et services liés à votre réunion : le matériel audiovisuel et la machine à café, mais également la commande de viennoiserie et la table au restaurant d’entreprise
- En disposant des capteurs dans la salle, l’application peut valider ou non la présence de personnes, et ainsi confirmer l’occupation ou libérer la réservation. Fin des réunions fantômes !
- Des rapports détaillés permettent d’évaluer l’utilisation des salles et des équipements, le taux de fréquentation, les périodes d’affluence, et donnent aux services généraux des informations précieuses pour adapter le mobilier et l’immobilier aux évolutions des besoins
- Et enfin, les ressources matérielles et services commandés via l’application peuvent être affectées à l’utilisateur ou son service pour une comptabilité analytique, ou encore à l’entreprise dans le cas d’un hôtel d’entreprise.
Comme vous le constatez, les utilisations et avantages des solutions de réservations de salles sont nombreux. De plus, ils peuvent être adaptés précisément à votre besoin.
Les solutions de réservation de salles font partie intégrante du Flex Office. Open My Space est à votre disposition pour vous accompagner dans votre réflexion et votre transition vers le Flex Office.