Flex-Office : adapter la surface de bureau au travail présentiel… Le challenge de services généraux !
Alors que le taux d’occupation des locaux avant la crise n’était déjà en moyenne que de 60% (JDN Patrimoine immobilier 09/21), on estime qu’il n’est plus aujourd’hui que de l’ordre de 45%. Chiffre suffisamment éloquent pour amener les responsables de service à réfléchir à la réorganisation du travail et à l’utilisation des ressources. Ainsi, les Services Généraux ou Office Managers ont la lourde tâche de réaménager les locaux. Mais tout en limitant les impacts sur la réorganisation fonctionnelle et le confort des collaborateurs.
Le Smart-Office générateur d’économies pour les services généraux
Quels sont les domaines relevant des Offices Managers qui peuvent bénéficier de la mise en place du Flex-Office ?
- La réduction ou l’optimisation de la surface de bureaux. Les outils du Smart-Office permettent de planifier l’occupation des bureaux et salles de réunion. Ainsi, les services généraux peuvent organiser facilement le travail en présentiel en garantissant aux collaborateurs la disponibilité d’un espace de travail et des ressources nécessaires. Les statistiques fournies aident aussi à l’amélioration continue de l’organisation.
- Les économies d’énergie. Vu l’augmentation des prix de l’électricité et du gaz, la gestion de l’énergie est aujourd’hui une préoccupation majeure des Services Généraux: Climatisation réversible, éclairage, utilisation des ressources informatiques, etc… La planification de l’occupation des locaux permet d’utiliser les ressources là, et seulement là, où elles sont nécessaires. De plus, la réduction de la consommation, et donc de l’émission de CO2, est un objectif important des entreprises.
Le Smart-Office facilite la maintenance et l’entretien des actifs
Il va de soi que la réduction de l’utilisation des équipements, à condition qu’elle soit mesurable, génèrera des économies proportionnées de maintenance. Dans le même esprit, les outils de gestion de l’utilisation des bureaux et salles de réunion permettra de ne nettoyer que ceux qui ont été utilisés ! Les outils de Smart-Office garantissent une gestion parfaite des locaux et une traçabilité précise des interventions pour améliorer l’expérience utilisateur et piloter plus efficacement les bâtiments.
Voici quelques exemples significatifs d’économies réalisables par la mise en place du Flex-Office. Mais la réflexion ne doit pas porter uniquement sur les économies, mais également sur l’optimisation et la productivité. Le concept de Flex Office utilise des solutions qui garantiront aux Services généraux de fournir aux collaborateurs les bonnes ressources au bon moment. Elles participeront ainsi au confort et au bien-être des travailleurs en présentiel et en télétravail, tout en assurant leur productivité.
Les outils Smart Office préférés des services généraux…
Gestion des espaces
Réservations des ressources
Prise en charge des incidents
Conciergerie
