La DSI au cœur d’un projet Smart-Office
La concrétisation d’un projet Flex-Office réside dans le déploiement des outils de Smart-Office adaptés aux objectifs. Composés de matériels numériques et de logiciels, ces outils Smart-Office s’intègrent et enrichissent le système informatique de l’entreprise. Pour cette raison, la direction des services d’information (DSI) est fortement impliquée dans le projet Smart-Office. Elle est ainsi généralement le contact principal des différents intervenants internes et externes au projet. Elle rédige souvent le cahier des charges du projet, pilote sa mise en œuvre, et garantir le maintien en conditions opérationnelles des solutions déployées.
Le Smart-Office, la collaboration et la sécurité
La collaboration entre équipes, au sein des membres d’une équipe, ou encore entre une équipe et ses partenaires extérieurs est un réel challenge. Le travail hybride, en multipliant les lieux de travail, a remis en question les fondamentaux des solutions de collaboration dans l’entreprise. Alors que l’objectif initial aux outils de collaboration était le partage et l’accès à l’information, l’une des missions majeures de la DSI est de fournir aux collaborateurs les outils nécessaires à une communication fluide, simple et sécurisée, entre personnels sur site et distants, sur des postes individuels ou en salle de réunion.
Le Smart-Office et la gestion des ressources
Selon les entreprises, l’objectif du Flex-Office et de la bonne pris en considération du travail hybride, est d’amener la ratio postes de travail/collaborateur à 0.6, voire moins. Cette réduction du nombre de postes de travail dans l’entreprise doit s’accompagner de la mise en place d’outils de smart-office qui assurent aux collaborateurs de pouvoir réserver et donc disposer d’un espace adapté à leur mission lorsqu’ils viennent en entreprise. A ce titre, la DSI doit fournir à chacun les outils logiciels et matériels qui leur permettent de travailler en toutes circonstances et en tous lieux, et d’assurer ainsi la productivité de l’entreprise.
Le Smart-Office et le pilotage d’entreprise
Au-delà de fournir les outils logiciels et matériels qui permettent aux collaborateurs d’assurer leurs missions et à l’entreprise d’atteindre ses objectifs, le Smart-Office fournit à la DSI des informations précieuses sur l’utilisation et l’état des ressources mises à disposition. Ainsi, la DSI pourra fournir aux services concernés (DRH, services généraux, etc…) les éléments qui leur permettront d’adapter les ressources aux usages, et d’anticiper l’évolution des besoins.
Les outils Smart Office préférés des DSI…
Collaboration
Communication
Visioconférence
Réunions et postes de travail
