La digitalisation au service de la qualité d’accueil
La fonction première d’un service d’accueil consiste à enregistrer les visiteurs, prévenir la personne visitée, les renseigner éventuellement du lieu de la réunion ou les y accompagner, voire leur offrir un café pour les faire patienter. D’une part il doit appliquer le process de gestion des visites. D’autre part il apporter une relation humaine chaleureuse avec les visiteurs, élément essentiel d’un accueil de qualité.
Puis, avec le temps, le personnel du service d’accueil prend en charge la gestion du courrier, la réception et la distribution des colis, la réservation des restaurants, des taxis, etc… Bref, il est de moins en moins souvent présent à son poste, et surtout moins disponible pour assurer l’accueil…
En automatisant les tâches sans valeur ajoutée, les solutions smart-Office de digitalisation de l’accueil et de la gestion des visiteurs allègent la charge du personnel d’accueil qui peut ainsi se concentrer sur sa mission première : la relation humaine.
La digitalisation pour un accueil et un parcours visiteur simplifié
L’un des avantages significatifs de la solution OMS de gestion de l’accueil est qu’elle permet d’organiser la réception du visiteur bien avant son arrivée dans l’entreprise !
Prenons l’exemple de Paul qui invite son client Bruno à une réunion de travail à l’entreprise. A l’aide de sa solution de gestion de réunion connectée à son logiciel de messagerie, Paul va envoyer une invitation à Bruno. Cette invitation indiquera évidemment les dates et heures de la réunion, ainsi qu’un plan d’accès. Mais Bruno recevra également un n° de place de parking réservé, et éventuellement des consignes de sécurité. Bruno recevra également un QRCode.
Affichage digital et bornes interactives
A son arrivée dans l’entreprise, Bruno constatera sur l’écran d’affichage dynamique qu’il est attendu. Il sera peut-être touché par cette attention.
Il scannera le QRCode sur la tablette digitale mise à sa disposition pour s’auto-enregistrer et éditer un badge de contrôle d’accès. Son enregistrement alertera Paul de son arrivée, qui se dirigera vers la salle de réunion. Bruno, guidé par la fonction de géolocalisation, pourra facilement retrouver Paul à l’endroit convenu…
Optimisation des ressources d’accueil
La solution Smart-Office OMS de gestion des visiteurs fournit aux responsables de service un tableau de bord détaillé des données des visiteurs. Ainsi, ils peuvent connaître en temps réel le nombre et l’identité des visiteurs, et leur localisation dans l’entreprise en cas de besoin.
Ils disposent des statistiques qui leur permettent de mesurer la fréquentation afin d’adapter les ressources humaines et matérielles afin d’améliorer en permanence l’expérience visiteur.
