Déclaration de présence : Qui est où, et quand ?
Le travail hybride et la gestion de présence est un casse-tête pour les services RH ! Alors que certaines entreprises ont opté pour un calendrier fixe et imposé des jours en présentiel et en télétravail, d’autres ont préféré laisser leurs collaborateurs libres d’organiser leurs agendas tout en les contraignant à un ratio présentiel/distanciel imposé.
Dans ce cas, il est parfois difficile pour les RH de vérifier si les collaborateurs respectent les règles du jeu. Cette liberté peut également provoquer quelques difficultés d’#organisation du travail d’équipe. Comment savoir si tel collègue sera présents le même jour que moi ? Dois-je envoyer une invitation à une visio ou à une réunion en présentiel ?
Une application de déclaration de présence connectée au SIRH
Par définition, le travail hybride se veut flexible. Cela signifie que, même s’il est convenu avec un collaborateur qu’il sera en télétravail le mardi et le vendredi par exemple, celui-ci doit pouvoir gérer les imprévus. Assister à une réunion d’équipe en présentiel sur un jour normalement en télétravail, ou rester en télétravail les jours de grèves de transport par exemple.
L’application de déclaration de présence lui permet d’adresser numériquement une demande de télétravail à son manager. Si elle est validée, cette information sera automatiquement enregistrée dans le SIRH.
Plus largement, l’application de gestion des temps de travail permettra de réaliser à distance les mêmes opérations qu’en présentiel :
- Badgeage sur PC, tablette, smartphone
- Déclaration des journées en télétravail ou en présentiel
- Déclaration du temps passé par projet
Ainsi, les services RH disposeront également de toutes les informations nécessaires pour adapter les primes (tickets restaurant, déplacements, etc…) à l’activité réelle du collaborateur.
Une vision globale des agendas pour les RH, les managers et les équipes
Le travail en équipe et son management nécessite que chacun puisse bénéficier d’une vue précise des activités des autres membres de l’équipe. L’application Smart-Office de déclaration de présence, synchronisée avec les calendriers de l’application de messagerie de l’entreprise, permet à chaque membre d’une équipe de savoir où se trouvent ses collègues, et sur quel projet ils travaillent à l’instant T.
D’autre part, les applications de déclaration de présence et de gestion du travail garantisse à l’entreprise et ses collaborateurs l’application des accords sur le télétravail. De plus, l’application permet de répondre à l’obligation de suivre et de contrôler les temps de travail de ses collaborateurs à distance, au même titre que pour ses salariés présents au sein de l’entreprise (voir page Politique de télétravil)
