Réservation des salles de réunion : O365 ne suffit pas
Dans de nombreuses entreprises, le 1er outil de gestion des réservations de salles reste O365. En effet, il suffit pour cela de créer un compte utilisateur de la salle pour qu’elle apparaisse dans l’agenda partagé. Chaque utilisateur du domaine peut ainsi constater sa disponibilité et la réserver en l’ajoutant comme lieu de réunion.
Cette pratique, si elle est économique, offre des fonctionnalités très limitées. En effet, dans un environnement de Flex-Office, cette méthode nécessiterait de créer autant de comptes qu’il existe de salles, box et desk… Et de connaître les caractéristiques de chacun d’eux !
Réserver une salle ou un bureau facilement avec le Smart-Office
L’une des premières fonctions des applications de réservation d’espace de travail est la recherche d’après critères. Vous avez besoin d’une salle de réunion pour 8 personnes mais ne savez pas s’il en existe et comment elle se nomme ? D’autant plus que la salle que vous souhaitez réserver se trouve sur un site que vous ne connaissez pas ?
L’application OMS de réservation d’espaces vous permet de réaliser une recherche selon le site, type d’espace (salle, box, desk par exemple), le nombre de personnes max., le créneau horaire. L’application vous proposera alors les espaces correspondants, vous en présentera éventuellement des photos, et vous listera les équipements disponibles.
Réserver des ressources supplémentaires pour gagner en efficacité
Une fois votre espace de travail réservé, vous pourrez continuer à préparer confortablement votre séjour en entreprise ou l’organisation de votre réunion :
- Réservation de matériels et d’équipements
- Réservation de restauration
- Réservation de places de parking
Pour vous et vos invités.
L’application de réservations étant connectée à votre outil de collaboration habituel, les invitations seront automatiquement envoyées par email aux participants, accompagnées de toutes les informations utiles (réservations de service, plan d’accès, etc…)
Des accessoires et IoT pour une meilleure visibilité des disponibilités
Les réservations d’espaces de travail et de ressources sont généralement réalisées depuis les applications PC ou mobile des utilisateurs. Elles peuvent également être faites « à la volée » depuis les terminaux tactiles disposées à l’entrée des salles de réunion.
Enfin, de nombreux capteurs permettent de faciliter la gestion des disponibilités. Des capteurs de présence placés sous les bureaux permettront de visualiser sur un plan les espaces disponibles. Les mêmes capteurs, installés dans les salles de réunion, détecteront la présence de personnes et afficheront l’indisponibilité de la salle. Dans le cas contraire, ils libéreront la salle et faciliteront l’élimination des réunions fantômes.
