Les clés pour une visioconférence réussie et productive
Depuis la généralisation du travail hybride, la visioconférence, élément clé du Flex-Office, s’est rapidement imposée comme la base d’une collaboration efficace.
En fonction des options dont il dispose, un système de visioconférence permet aux équipes de continuer à collaborer où que ses membres se trouvent. Mais la fonction de base demeure la communication. Pour cet objectif, la solution utilisée doit permettre à minima de voir, être vu, entendre et être entendu dans de bonnes conditions.
La facilité d’utilisation doit également être considérée comme une priorité. Qui n’a pas vu ses réunions démarrer systématiquement en retard parce qu’un ou plusieurs participants ne parvenaient pas les rejoindre. « Tu peux me renvoyer l’invitation ? ». « Je ne vous entends pas ! « . « Comment fait-on pour partager l’écran ? »
Le confort audiovisuel des intervenants et des participants aux visioconférences est essentiel pour garantir leur attention et leur concentration.
La visioconférence en salle de réunion
L’élément clé déterminant le choix d’une solution audiovisuelle est la taille de la pièce dans laquelle elle sera installée.
Pour les salles de taille moyenne, les fabricants proposent des écrans ou tableaux interactifs de grandes dimensions (jusqu’à près de 98’’), très lumineux, qui offrent une image d’excellente qualité quelle que soient les conditions d’éclairage de la salle. Bien souvent, la caméra 4K intégrée réalise automatiquement un zoom sur la personne qui s’exprime. Côté son, de puissants haut-parleurs disposés tout autour de l’écran offrent une qualité surround et une portée tout à fait respectable jusqu’à 8m environ. Comme les caméras, les micros ajoutés à l’écran « suivent » l’orateur et filtrent les bruits ambiants.
Dans la majorité des cas, ces systèmes peuvent être adaptés à des salles un peu plus grandes en les équipant de caméras et micro/haut-parleurs additionnels.
Notons enfin que certains fabricants ont rendu ces solutions mobiles. Ainsi, elles ne sont plus attachées à une salle en particulier et se déplacent aisément là où la réunion se tient !
La visioconférence en salle plénière
Enfin, l’équipement des grandes salles nécessitent une attention plus particulière. Dans une certaine mesure, les personnes installées au fond de la salle seront dans une situation similaire à une autre en distanciel. Il sera donc nécessaire de disposer des micros, des haut-parleurs, voire des écrans (report vidéo) dans toute la pièce pour assurer une qualité audiovisuelle optimale pour chaque participant. Un système de projection remplacera ou complètera l’écran interactif.
Dans tous les cas, l’équipement audiovisuel des salles de grandes dimensions exige une étude qui tiendra compte de nombreux paramètres.
La visioconférence en télétravail
L’équipement de base du télétravail est son ordinateur portable. Pour autant, ce dernier n’est pas le meilleur outil pour participer agréablement à une visioconférence. En cause la piètre qualité de la caméra et de la carte son de son laptop… Côté image : vue en contre plongée, gros nez, contre-jour. Côté son : pas de filtrage, micro mal placé et sans portée, voix nasillarde.
Pour le télétravailleur, un casque sans fil équipé d’un micro, un écran, voire deux, de grande taille et une caméra autonome de qualité apporteront le confort qui garantiront la productivité de la réunion .
Visioconférence, collaboration et autres critères techniques
Au-delà des caractéristiques vues plus haut, le choix d’un système de visioconférence doit également tenir compte des éléments suivants :
- Collaboration : Les plateformes offrent des fonctionnalités qui améliorent considérablement la collaboration pendant les appels, permettant aux utilisateurs de partager des fichiers, de travailler en temps réel sur des documents et d’annoter des tableaux interactifs ensemble.
- Interopérabilité : Le système de visioconférence doit être utilisable quels que soient les équipements qui y sont connectés, et pour tous les OS. Certaines solutions, installés en fixe dans la salle de réunion, permettent de se connecter à la réunion sans PC.
- Solutions Plug and Play : La connexion au système doit être réalisable sans l’utilisation d’un logiciel particulier. De plus, une solution de connectivité sans fil, via un réseau Wi-Fi dédié isolé du réseau de l’entreprise sera privilégiée. Fin des problèmes de câbles et connectiques incompatibles !
- Cybersécurité : Comme tous les périphériques informatiques, les systèmes de visioconférence sont des cibles de choix pour les cyber-malveillants. La solution retenue doit faire preuve de robustesse et disposer de mises à jour régulières.
Microsoft Teams Room: visioconférence clé en main !
Spécialiste Microsoft Teams Room, OpenMySpace offre une configuration prête à l’emploi pour les salles de réunion, combinant l’application Teams avec du matériel de visioconférence certifié par Microsoft. Chaque employé bénéficie d’une expérience familière lors des visioconférences, qu’il soit sur son ordinateur, son mobile ou dans la salle de réunion, grâce à une interface utilisateur uniforme.
Une caractéristique clé de la Microsoft Teams Room (MTR) est son autonomie. Il n’est pas nécessaire d’avoir un ordinateur pour lancer une visioconférence en salle, ni de posséder des compétences informatiques particulières. Les réunions prévues, liées à un compte Teams dédié, s’affichent sur l’écran tactile ou la tablette de la salle et démarrent en un simple geste. La conception vise à simplifier la mise en place et le déroulement des réunions vidéo, offrant ainsi une solution pratique et efficace pour les entreprises.
