Rappelons pour la forme que le télétravail consiste à permettre à un collaborateur de travailler en dehors de l’entreprise, à son domicile ou tout autre lieu de travail. A ce titre, on peut considérer que les personnels « itinérants » furent pendant des années de télétravailleurs qui s’ignoraient…
Mais la donne a changé pour les directions des systèmes informatiques. Car, si l’accès aux ressources informatiques étaient considérées comme accessoires ou non prioritaires pour pour les commerciaux par exemple, il est indispensable et vital depuis que toutes les fonctions de l’entreprise sont en télétravail. Elles doivent donc disposer des mêmes outils, des mêmes performances et du même confort au bureau comme à la maison.
Les personnes du service informatique doivent elles aussi pouvoir travailler et accéder à l’ensemble des ressources et des machines où qu’elles se trouvent. C’est pour cette raison que la majorité des entreprises ont rapidement migré vers des solutions Saas développées par les éditeurs pour répondre aux enjeux du télétravail. D’ailleurs, au-delà de l’aspect technique, le mode d’acquisition en mode licence de ces logiciels a également des répercussions sur le budget informatique que nous aborderons plus tard…
Voyons les principaux logiciels indispensables pour garantir les meilleures conditions de travail aux personnels distants tout en assurant une bonne visibilité à l’entreprise.
Les outils de collaboration
Essentiels pour le télétravail, ils permettent aux membres de l’équipe de travailler ensemble à distance de manière efficace et productive.
- Plateformes de communication en temps réel : Ces outils permettent aux membres de l’équipe de communiquer facilement en temps réel, de partager des fichiers, d’organiser des réunions et de collaborer à distance.
- Plateformes de gestion de projet : Ces outils permettent aux membres de l’équipe de suivre les tâches et les projets, de définir des délais, d’attribuer des responsabilités, de collaborer sur des documents et de suivre l’avancement du projet.
- Outils de stockage et de partage de fichiers : Ces outils permettent aux membres de l’équipe de stocker des fichiers en ligne et de les partager avec d’autres membres de l’équipe en temps réel.
Les outils de gestion de ressources :
- Le retour progressif au mode de travail hybride oblige l’entreprise à organiser les ressources afin de s’assurer de leur disponibilité lors du retour des collaborateurs au bureau. Les outils de gestion et de réservation des ressources permettent aux collaborateurs de réserver un bureau dans un open-space, un box, une salle de réunion, mais également une place de parking, un repas au restaurant d’entreprise, etc…
Les outils de gestion du temps et de déclaration de présence :
- Ces outils permettent aux employés de saisir leur temps de travail et de suivre leur présence à distance. Associés aux outils de réservation et gestion des ressources matérielles et immobilières, ils permettent également à l’entreprise de gérer efficacement le travail hybride en garantissant à chaque personne de disposer des ressources nécessaires quand elle vient au bureau. Ces outils offrent également aux services informatiques et aux services généraux des informations importantes quant à l’utilisation de ces ressources.
Les outils de support technique et de supervision :
- Le support utilisateur doit rester opérationnel pour garantir la productivité de l’entreprise. N’oublions pas que même le technicien support peut être en télétravail. Cela nécessite qu’il puisse utiliser des outils de pris en main à distance performants et sécurisés. Des outils de supervision adaptés permettront également à la DSI de disposer de statistiques importantes pour anticiper les évènements et les gérer rapidement et efficacement. Ils lui permettront également de suivre facilement le parc de logiciels, d’attribuer les licences et assurer leur renouvellement.
Comme nous pouvons le constater, la mise en place du Flex Office nécessite l’utilisation de nouveaux outils, pour les collaborateurs comme pour l’entreprise et la DSI. Le choix de ces outils doit répondre précisément aux enjeux de l’entreprise, et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver face aux nombreuses offres du marché !
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