Avant la pandémie COVID, les choses étaient simples dans l’entreprise.
Les collaborateurs venaient au bureau tous les jours pour travailler. Ils disposaient d’un poste de travail (bureau, chaise, ordinateur de bureau, téléphone…) attitrés, sur lesquels ils posaient la photo de leur famille ou de leur chien. Les informations circulaient facilement, en réunion ou autour de la machine à café. Les managers savaient où étaient leurs équipes et pouvaient facilement mesurer l’avancée des projets. Les nouveaux arrivants étaient accueillis et intégrés rapidement…
Puis vint la période de confinement !
Branle bas de combat dans les entreprises. Il a fallu fournir dans l’urgence, et donc de manière parfois pas concertée, les outils qui permettaient aux collaborateurs de travailler depuis leur domicile. L’ordinateur de bureau est resté au bureau, ainsi que le téléphone fixe. La DSI a fourni des PC portables et a plus ou moins bien géré le BYOD, et a dû adapter et sécuriser l’accès aux ressources. Les managers savaient toujours où étaient leurs équipes, mais ne mesuraient plus du tout l’avancée des projets. On découvrait la visioconférence… La communication est devenue plus compliquée : plus d’échanges d’informations spontanées, plus de réunions de couloir. Les nouveaux arrivants restaient chez eux, et devaient se débrouiller pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise et sa culture… Et les locaux étaient désespérément vides ! Certaines entreprises en profitèrent donc pour réduire leur surface.
Puis vînt la fin de la crise…
Qui marqua le début d’une révolution dans la relation des collaborateurs avec l’entreprise. La plupart des collaborateurs avaient réorganisé leurs activités professionnelles/personnelles et y trouvaient de nombreux avantages, même si souvent la relation physique avec les collègues et l’entreprise manquait. De son côté l’entreprise avait pu mesurer les avantages et inconvénients du télétravail : une productivité quasi égale, une motivation des collaborateurs plus grande. Une communication plus difficile, un management différent, des locaux inappropriés. Pour les entreprises du secteur tertiaire, le retour à 100% au bureau était inenvisageable. Ainsi naquit…
Le travail hybride !
Mais bien sûr ! Puisque les collaborateurs veulent travailler à la maison mais également venir de temps en temps au bureau, et que l’entreprise y trouve des avantages, partageons notre temps entre les 2…
Et c’est à ce moment que surgirent les questions :
- Comment gérer les agendas présentiel/distanciel des personnes ?
- Comment savoir où se trouvent les collaborateurs à l’instant T ?
- Comment s’assurer que les postes de travail suffiront pour accueillir toutes les personnes présentes dans l’entreprise ?
- Comment adapter les espaces de travail pour permettre aux personnes d’être concentrées tout en facilitant la collaboration ?
- Comment, comment, comment ?…
Et l’on inventa le Flex Office !
Bien qu’existant déjà avant la pandémie, la crise du COVID installe de manière durable le télétravail partiel. Ainsi, si la majorité des entreprises avait choisi de ne pas modifier son organisation, l’opportunité de réaliser aujourd’hui des économies substantielles sur l’immobilier et le mobilier, et toutes les charges attenantes (énergie, entretien et maintenance, etc…) est réelle et suscite une réflexion des directions générales.
La mise en place du Flex Office a des conséquences fortes sur l’organisation de l’ensemble des services de l’entreprise : DG, DSI, RH, SG mais également sur les collaborateurs. Il est très important de les envisager avant de démarrer un projet de cette envergure.
Au-delà de l’adaptation des process, Le Flex Office nécessite le déploiement d’outils technologiques qui faciliteront l’organisation, la gestion des ressources de l’entreprise et la collaboration.
Le métier d’Open My Space est de vous accompagner dans la réflexion puis la mise en place du Flex Office dans votre entreprise. Vous souhaitez évaluer l’impact d’un passage au Flex Office dans votre organisation ? Contactez-nous !