La Fondation Apprentis d’Auteuil, établie en France en 1866 par l’abbé Louis Roussel, est une organisation à but non lucratif dédiée à l’éducation et à l’insertion sociale des jeunes en difficulté. Forte de plus de 150 ans d’expérience, elle s’engage à accompagner les enfants, adolescents et jeunes adultes confrontés à des situations familiales, sociales ou scolaires complexes.
La Fondation Apprentis d’Auteuil, établie en France en 1866 par l’abbé Louis Roussel, est une organisation à but non lucratif dédiée à l’éducation et à l’insertion sociale des jeunes en difficulté. Forte de plus de 150 ans d’expérience, elle s’engage à accompagner les enfants, adolescents et jeunes adultes confrontés à des situations familiales, sociales ou scolaires complexes.
Au cœur de son action, la Fondation propose une approche globale et personnalisée, prenant en compte les besoins individuels de chaque jeune. À travers un large réseau de plus de 200 établissements éducatifs, de foyers, de maisons familiales, de centres de formation et de dispositifs d’insertion, elle offre un accompagnement adapté, favorisant le développement personnel, l’autonomie et l’intégration sociale.
Les actions de la Fondation Apprentis d’Auteuil s’articulent autour de plusieurs axes :
- L’éducation : Elle propose un environnement éducatif stimulant, favorisant la réussite scolaire et l’épanouissement personnel des jeunes.
- La formation professionnelle : Elle offre des formations et des apprentissages adaptés aux besoins du marché du travail, afin de faciliter l’insertion professionnelle des jeunes.
- L’accompagnement social : Elle assure un soutien socio-éducatif et psychologique aux jeunes et à leur famille, visant à renforcer les liens familiaux et à prévenir les situations de rupture.
- L’ouverture culturelle et sportive : Elle encourage la pratique d’activités culturelles et sportives, contribuant au développement des talents et des passions des jeunes.
» Les applications de Smart-Office installées par OpenMySpace nous aide à professionnaliser nos services, en facilitant leur accès, et en nous permettant de disposer de KPIs précis pour en mesurer la qualité, et indirectement la satisfaction des utilisateurs. »
Anne Rorhbasser, Responsables des moyens généraux
Grâce à ses valeurs d’engagement, de solidarité et d’humanité, les 7200 collaborateurs de la Fondation Apprentis d’Auteuil œuvrent chaque jour pour offrir aux jeunes les meilleures chances de réussite et d’épanouissement dans la société.
Anne Rohrbasser est Responsable des Moyens Généraux sur le site historique de la fondation à Paris dans le 16ème arrondissement. Forte d’une équipe de 5 personnes, sa mission est d’assurer la gestion d’une partie des actifs du site parisien utilisés par les quelques 550 collaborateurs et 400 jeunes accompagnés. Ainsi, elle assure le bon fonctionnement et la disponibilité de nombreux services comme la gestion de 20 salles de réunion, les services de restauration (catering), le ménage, la gestion de l’hébergement (en partenariat avec un hôtel de proximité), ou encore la gestion du parc de véhicules et des stationnements mis à la disposition des collaborateurs.
» La fondation vit actuellement de nombreuses transformations liées aux évolutions des modes de travail et à la multiplication des services attendus par les collaborateurs. Nous devions améliorer nos process pour garantir la qualité de services attendue. »
Une optimisation immobilière, catalyseur de la transformation
« Concrètement, nous devions intégrer la généralisation du travail hybride, et donc une meilleure accessibilité aux services, et acquérir les outils de mesure nécessaires à la pérennité de nos activités », déclare Anne.
Une étude initiée par la Direction du site a montré que le taux d’occupation des bureaux (bureaux individuels et attitrés) n’était que de l’ordre de 60%. La transformation des bureaux, en aménageant 2 open-spaces, a permis d’optimiser l’utilisation de la surface des locaux. « Les collaborateurs du siège social bénéficient de 2 jours de télétravail par semaine », précise Anne. « Toutefois, le nombre de desk disponibles ne nécessite pas d’applications de réservations à ce stade. Nous avons simplement mis des casiers à la disposition des collaborateurs du site afin qu’ils puissent y stocker leurs affaires lorsqu’ils libèrent leur desk.
« L’utilisation des salles de réunion était souvent un sujet de crispation », se souvient Anne. « Les salles étaient attribuées à différents services qui avaient parfois du mal à les libérer, de peur de ne pas pouvoir en disposer selon leurs besoins »… Nous devions néanmoins apporter des nouveaux services pour améliorer la QVT sur notre site et accompagner la transformation des habitudes de travail. »
» Pour ces 2 situations, nous devions trouver des réponses à nos problématiques dans le Smart-Office ! »
Le Smart-Office : Plus et mieux !
Le 1er objectif d’Anne fut de mettre en place un outil numérique centralisé pour gérer les différents services à sa charge. « Nous bricolions avec de nombreux outils disparates : fichiers Excel, applications Open Source, Intranet, plannings hébergés à droite et à gauche… », explique Anne. « Les utilisateurs finissaient par se perdre… En bref, ces systèmes n’étaient pas suffisamment efficaces pour répondre à nos objectifs ».
Travaillant de concert avec la Direction des Services de l’information et du numérique (DSIN) de la fondation, la responsable des moyens généraux a sélectionné les solutions proposées par OpenMySpace pour prendre en charge la gestion des salles de réunion, du catering, des véhicules et du stationnement, des réservations de chambres pour les collaborateurs, ainsi que des solutions de communications.
» Ces systèmes sont interconnectés à de nombreuses applications informatiques de l’entreprise comme la messagerie.
L’implication de la DSIN était donc indispensable pour garantir un fonctionnement optimal et une intégration sans couture à notre infrastructure globale. »
Gérer les salles, mais pas seulement.
L’application de gestion des ressources facilite la réservation des salles de réunion. Mais elle permet également à la personne qui la réserve de commander les plateaux repas, les pauses, les rafraichissements, et également de demander un aménagement spécifique (théâtre, conférence, U) ou encore l’installation d’équipements (vidéoprojecteurs, paper-board, etc…). La centralisation des informations permet à la personne chargée de la logistique de bénéficier d’une vue globale des missions à accomplir et de les planifier sereinement. Il est également possible pour un utilisateur de déclarer d’éventuels anomalies, incidents ou panne : il ouvre l’application sur l’un des écrans disposés sur les paliers et décrit le problème rencontré. Ainsi, la personne en charge de l’entretien est notifiée et peut intervenir sans délai.
« Nous avons élargi l’utilisation de cette application à la réservation de chambre, ou encore de véhicules de services et de stationnements pour les collaborateurs. La simplicité d’utilisation a permis une adoption immédiate de l’application par l’ensemble des utilisateurs », ajoute Anne.
Une communication plus simple, organisée et ciblée
« Nous devions également repenser nos modes de communication », commence Anne. « Comme dans toutes les entreprises, les moyens de communication se sont multipliés, et il devenait difficile de distinguer les différents niveaux d’importance des messages. Nous avons choisi d’installer des écrans dynamiques au niveau des paliers de chaque étage de notre bâtiment. »
Ces écrans, associés à une application de gestion de contenus pour l’affichage dynamique, permet à la fondation d’informer les utilisateurs de l’état de réservation des salles, mais également des différents évènements à venir. Elle intègre également les plans des locaux qui aident nos collaborateurs et visiteurs à s’orienter. Le contenu de chaque écran peut être personnalisé. « Notre communication est plus attrayante et mieux ciblée. Elle gagne largement en lisibilité et nous a permis de faire disparaitre la quasi-totalité des affichettes », précise Anne.
OpenMySpace, un interlocuteur privilégié
« Contrairement à d’autres fournisseurs, l’éditeur de la solution que nous avons retenue nous a recommandé de prendre les services d’un prestataire tiers afin d’intégrer sa solution à notre environnement. Bien lui en a pris ! », s’exclame Anne. C’est ainsi qu’a commencé la collaboration avec OPenMySpace.
Le rôle d’OpenMySpace s’est révélé précieux à plusieurs niveaux du projet. Dans un 1er temps, OpenMySpace a agi comme lien entre la DSIN et les moyens généraux. Partageant le même langage et fort d’une grande expérience de l’IT, OpenMySpace a immédiatement pris en considération les contraintes et attentes du service informatique. Ce dernier a pu valider sa maîtrise des outils proposés, et les deux ont pu ainsi collaborer en toute transparence.
« De notre côté, nous avions beaucoup travaillé sur le dossier d’expression de besoins pour donner à notre projet les plus grandes chances de réussite. Connaissant parfaitement ses produits, OpenMySpace nous a construit et intégrer un ensemble de solutions qui correspond aux attentes fonctionnelles, mais également à notre préoccupation en termes de simplicité d’administration et d’utilisation », commente Anne.
Mais un outil, aussi performant soit-il, n’est efficace que s’il est pleinement adopté par ses utilisateurs. « Les équipes OpenMySpace ont mis à notre disposition des vidéos de tutoriel développées spécialement pour nous. Elles viennent ainsi en soutien aux sessions de formation que nous avons mises en place.
Nous apprenons les subtilités des outils en même temps que nous les découvrons. Ainsi, il est parfois nécessaire d’affiner un paramétrage pour coller aux usages réels. Là aussi, les équipes OpenMySpace se montrent disponibles. Ce sont cette proximité et cette réactivité qui ont conforté notre confiance en OpenMySpace ! «, conclut Anne.
» Là aussi, les équipes OpenMySpace se montrent disponibles. Ce sont cette proximité et cette réactivité qui ont conforté notre confiance en OpenMySpace ! »
Après quelques semaines d’utilisation…
…Les résultats sont plus qu’encourageants. Sur le 1er trimestre d’utilisation, Anne constate que 1500 réservations ont été réalisées au travers de l’outil. L’économie d’une journée hebdomadaire de travail lié à la gestion de la réservation des salles est le 1er et plus visible des résultats. Mais au-delà du temps gagné, c’est également l’amélioration de l’efficacité qui est notable.
« Les applications de Smart-Office installées par OpenMySpace nous aide à professionnaliser nos services, en facilitant leur accès, et en nous permettant de disposer de KPIs précis pour en mesurer la qualité, et indirectement la satisfaction des utilisateurs », explique Anne.
« Toutes les prestations consommées sont refacturées. En nous épargnant la retranscription des données d’un document vers un autre, l’application nous fait gagner un temps précieux, et élimine définitivement tout risque d’erreur.
« Nous avons découvert l’énorme potentiel qu’apportent les applications de Smart-Office dans le fonctionnement de la fondation. Ce sont des outils puissants qui facilitent le quotidien des utilisateurs et des administrateurs, optimisent l’utilisation des ressources mobilières et immobilières, et renforcent les process de l’entreprise. Les premières expériences nous ont rapidement donné des idées de développement de nouveaux services. Nul doute qu’OPenMyspace sera le 1er informé de leur mise en pratique ! » conclut Anne.
» Nous avons découvert l’énorme potentiel qu’apportent les applications de Smart-Office dans le fonctionnement de la fondation. Ce sont des outils puissants qui facilitent le quotidien des utilisateurs et des administrateurs, optimisent l’utilisation des ressources mobilières et immobilières, et renforcent les process de l’entreprise. »