Former les collaborateurs aux nouveaux outils informatiques requiert la même organisation que pour toute autre formation. C’est évident mais toujours bon à rappeler… Voici quelques éléments à considérer :
- Identifier les besoins :
Comprendre les besoins des apprenants et les compétences qu’ils souhaitent acquérir est essentiel. Cela permettra de cibler les contenus de la formation et de déterminer les objectifs à atteindre.
- Déterminer
Le niveau de compétences initial des apprenants, afin de créer si nécessaire des groupes de niveau. De même, il peut être intéressant de créer des groupes de travail correspondants aux attentes
- Planifier la formation :
Une fois les besoins identifiés, il faut planifier la formation, en définissant le nombre de participants, le lieu et la durée de la formation. Dans la mesure du possible, la durée de chaque session doit permettre aux apprenants de rester concentrés et doit leur permettre de ne pas prendre trop de retard dans leur travail quotidien. Ainsi, il est souvent conseillé de découper la formation en plusieurs sessions, le début d’une session permettant de mesurer les acquis de la précédente.
- Choisir les formateurs :
Les formateurs doivent être compétents et expérimentés dans l’utilisation des outils informatiques. Ils doivent être en mesure de transmettre leurs connaissances de manière claire et concise.
- Déterminer les contenus :
Les contenus de la formation doivent être pertinents et adaptés aux besoins des apprenants. Il peut s’agir de supports de formation (vidéos, tutoriels, etc.) ou d’exercices pratiques pour mettre en application les connaissances acquises. Dans tous les cas, le formateur devra veiller à être concret et proposer des exemples et exercices correspondants au quotidien des apprenants, et bien sûr utiliser un vocabulaire adapté à leur niveau.
- Utiliser
des outils de formation pour transmettre les connaissances. Les outils de simulation, les vidéos interactives et les quiz peuvent être des moyens efficaces de rendre la formation plus interactive et intéressante.
- Évaluer la formation :
Il est important de mesurer l’efficacité de la formation en évaluant les connaissances acquises par les apprenants. Cette évaluation permettra de déterminer si les objectifs ont été atteints et de prendre des mesures correctives si nécessaire. Cette évaluation peut être réalisée à la fin de chaque session. Néanmoins, la réaliser au début de la session suivante permettra également de mesurer le retour d’expérience du stagiaire.
Confier l’organisation de la formation à une personne du service informatique peut sembler une solution simple et efficace… Simple, assurément, car la personne est sensée disposer des compétences techniques nécessaires. Mais il n’a souvent pas le temps de préparer sereinement les contenus, et n’est peut-être pas pédagogue… Et la formation ne portera pas ses fruits.
Le cas d’une migration vers #MicrosoftTeams #Office365 est particulier. En effet, il s’agit d’une boîte à outils et il serait illusoire d’espérer former les futurs utilisateurs en 1 heure. En suivant les conseils ci-dessus, vous vous offrez les meilleures garanties pour former correctement vos collaborateurs, assurer leur productivité, et préserver le service support…
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