L’électricité augmente de 15% à compter du 1 février… Alors pourquoi continuer à chauffer et éclairer des locaux globalement vides de tout collaborateur ?
Les missions des services généraux (SG) sont au cœur du fonctionnement de l’entreprise. En effet, ces derniers ont en charge de faciliter le développement de la productivité, tout en réduisant les charges et en optimisant l’utilisation des ressources… Vaste programme !
Depuis maintenant 3 ans, un nouvel élément est venu complexifier l’équation : le télétravail…
Alors que le taux d’occupation des locaux avant la crise n’était déjà en moyenne que de 60% (JDN Patrimoine immobilier 09/21), on estime qu’il n’est plus aujourd’hui que de l’ordre de 45%. Chiffre suffisamment éloquent pour amener les responsables de service à réfléchir à la réorganisation du travail et à l’utilisation des ressources. Ainsi, les SG ont la lourde tâche de réaménager les locaux tout en limitant les impacts sur la réorganisation fonctionnelle et le confort des collaborateurs. Mais attention à ne pas penser uniquement aux économies réalisables !
Quels sont les domaines relevant des SG qui peuvent bénéficier de la mise en place du Flex Office ?
La réduction ou l’optimisation de la surface de bureaux
Les outils du Flex Office permettent de planifier l’occupation des bureaux et salles de réunion. Ainsi, les services généraux peuvent organiser facilement le travail en présentiel en garantissant aux collaborateurs la disponibilité d’un espace de travail et des ressources nécessaires. Les statistiques fournies aident aussi à l’amélioration continue de l’organisation.
Les économies d’énergie
Vu l’augmentation des prix de l’électricité et du gaz, la gestion de l’énergie est aujourd’hui une préoccupation majeure des SG : Climatisation réversible, éclairage, utilisation des ressources informatiques, etc… La planification de l’occupation des locaux permet d’utiliser les ressources là, et seulement là, où elles sont nécessaires. De plus, la réduction de la consommation, et donc de l’émission de CO2, est un objectif importants des entreprises.
Les économies de maintenance et d’entretien
Il va de soi que la réduction de l’utilisation des équipements, à condition qu’elle soit mesurable, génèrera des économies proportionnées de maintenance. Dans le même esprit, les outils de gestion de l’utilisation des bureaux et salles de réunion permettra de ne nettoyer que ceux qui ont été utilisés ! Les outils de Flex Office garantissent une gestion parfaite des locaux et une traçabilité précise des interventions pour améliorer l’expérience utilisateur et piloter plus efficacement les bâtiments.
Voici quelques exemples significatifs d’économies réalisables par la mise en place du Flex Office. Mais la réflexion ne doit pas porter uniquement sur les économies, mais également sur l’optimisation et la productivité. Le concept de Flex Office utilise des solutions qui garantiront aux SG de fournir aux collaborateurs les bonnes ressources au bon moment, et participeront ainsi au confort et au bien-être des travailleurs en présentiel et en télétravail, tout en assurant leur productivité.
La réussite du passage au Flex Office nécessite de déterminer au préalable des objectifs précis afin de rédiger un cahier des charges réalisable, en intégrant dés le départ les outils proposés par OpenMySpace :
- Réservation de salle
- Information du taux d’utilisation
- Travail collaboratif en distanciel et en présentiel
- Réservation et attribution des équipements et des ressources
- Etc.
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